Dénomination et archivage des sources
Un article de Arvernes Wiki.
La question est la suivante, et nous nous la sommes tous posée :
Comment faut-il organiser le stockage de nos documents, de nos sources, comment les nommer à l'intérieur de notre généalogie. Quelle organisation avoir sur nos disques durs pour gérer tout ça au mieux. Quelles sont nos différentes stratégies d'organisation des sources papier et informatiques.
Sommaire |
Méthode utilisée par Gérard
Dans "Mes images" j'ai créé un dossier "genealogie".
Dans "genealogie" j'ai créé 4 dossiers : "actes", "branche paternelle", "branche maternelle" et "documents"
Dans "actes" sont placés, bien entendu, toutes les images des actes. et pour simplifier leur lecture, j'ai adopté cette règle de nomination :ex:
084_x.jpg 084 correspondant au numéro Sosa de mon ancêtre (n° donné par tout logiciel de généalogie) _ pour une meilleure lisibilité x pour mariage ; o pour naissance ; b_pour baptême ; + pour décès ; cm pour contrat de mariage, etc (en adoptant les abréviations types pour les divers documents possibles)
Avantage de cette méthode : bonne lisibilité de mes fichiers (nom court) malgré l'absence du nom de l'ancêtre concerné mais puisque je travaille toujours avec mon logiciel de généalogie ouvert pas de problème pour retrouver qui est sous le numéro 084 par ex
Dans "branche paternelle" et "branche maternelle" je place toutes les photos avec le même système de nomination avec toutefois quelques variantes; je fais suivre le n° sosa par une date lorsqu'elle est connue et/ou importante ; suivi ou non par un nom d'un collatéral ou d'un lieu significatifs.
Bon cette méthode est empirique mais je m'y retrouve très facilement et surtout je ne suis pas obligé de toujours aller vérifier les normes (variées) existantes. Quelques exemples de nommage de photos :
012_1928.jpg ; 013_1930_02.jpg
(si je possède deux photos de la même personne la même année);
S'il s'agit d'un frère ou d'un cousin, je cite le nom :
dupont_marcel_1905.jpg
Là aussi l'avantage c'est que je vois de suite qui sont mes aïeux et qui sont les collatéraux.
Puis pour finir dans "documents" je place toutes les autres images :
diplômes, faire-parts, pièces d'identité, insignes, etc avec la même méthode de nomination que précédemment.
Concernant le "LE" qui préfixe parfois les noms de famille, je crois qu'il est possible s'il concerne un collatéral puisque dans ma méthode s'il s'agit d'un ancêtre direct je n'aurais pas ce problème (le seul numéro sosa me suffira), je le mettrai après le nom mais précédé d'un tiret bas (touche 8 minuscule) ex :
montcalm_de_leopold.
Méthode utilisée par François
Chaque type d'évènement, est identifié par sa nature. Pour des raisons sans doute stupides, j'ai pris l'habitude de mettre certains noms en anglais.
Ainsi mes certificats de naissance, commencent tous par "birth_certif-", mes certificats de décès : "death_certif-", mes certificats de mariage, par "wedding_certif-".
Mes baptêmes, eux commencent tous par (j'ai dû être mieux inspiré pour le français), "bapteme-" Mes sépultures, "sepulture-" etc...
Ensuite, j'y associe l'ID de la personne.
Donc ça fait :
birth_certif-I04500
Pour un mariage, j'ai
wedding_certif-I00500-I00501
Pour des raisons machistes ( :- ) ) je commence par l'ID du monsieur, donc pour mon mariage, I00500 c'est l'ID du garçon, et I00501, l'ID de la fille.
Tous mes certificats de naissance sont dans le même répertoire, tous les certificats de décès dans leur propre répertoire, etc....
Méthode utilisée par Yannick
ACTES NUMERISES
Pour ma part je considère que je ne possède rien!
Dès lors que je possède un ORIGINAL je dois me considérer comme un dépôt d'archives! Je vais donc m'attribuer un code 'insee' inexistant (100000 par exemple que j'incrémente seulement pour des personnes physiques).
Donc nous nous trouvons désormais avec des dépôts d'archives dont nous avons des copies de documents ou des originaux.
- Le dépôt est dans un lieu précis (Pays, commune).
- Le dépôt est identifiable (AN, AD, ...)
- Le document est dans une cote précise (Série, ordre, chemise, folio)
- Le document est d'un type précis (N, M, D, B, M, S, Test, CM, CA, V, O, ... [1])
- La cote couvre une période identifiable (Années).
Votre copie se trouve dans une boite précise et un emplacement précis (Boite, Chemise, Ordre). Fort de ce principe je me dis que refaire une numérotation déjà existante est la pire des sottises. En conséquence je reprends la cote du dépôt.
Voici un type de numérotation complètement bidon mais plausible:
USA_35999_AM_5J465_IRPP_1400-1592_00001_B1_C3_4
Nous savons donc que le document est un document des USA, commune codée 35999, archives municipales, cote 5J465, que la cote contient l'imposition sur les revenus des personnes physiques entre 1400 et 1592, qu'il s'agit de la première page, que j'ai mis ma copie dans la boite 1 chemise 3 et que c'est le 4° document. Rien n'empêche de remplacer B1_C3_4 par l'emplacement du fichier sur votre disque dur si c'est un document numérique quoique si vous avez l'esprit rationnel vous constaterez qu'il est assez logique de construire le classement de vos fichiers numériques sur la même base:
../USA/35999/AM/5J465/1400-1592/00001.jpg
Partant de ce principe il est très simple de faire un lien entre document et individu puisque le document a sa propre identité et peut servir pour plusieurs individus qui eux-même peuvent ou non être liés entre-eux. La même chose entre document et événement et ainsi de suite.
Nous n'avons pas l'habitude de mélanger les torchons et les serviettes et bien en généalogie il faut faire la même chose bien séparer les choses (individus, événements, documents) va nous permettre de faire des combinaisons de relations assez poussées sans itérations permanentes des éléments.
PHOTOS NUMERISEES (pas les actes)
Ton cliché se trouve dans un répertoire précis donc nous en revenons toujours à l'identification du document par son emplacement physique.
Maintenant si tu parles de la méthode de rangement de tes photos il me semble que le plus rationnel est de les ranger en ordre chronologique! Aurais-tu l'idée de découper le registre des BMS de façon à classer autrement les actes? NON! Eh bien tu as le même cas de figure. Il devient donc évident que tu dois classer tes documents (papiers ou numériques) selon un classement chronologique (année, mois, jours) en fonction de l'importance du nombre de documents. Il est évident qu'à un moment donné tu devras utiliser la séquence ordre pour identifier définitivement ton document.
PHOTOS SUR PAPIER (pas les actes)
- Si ta photo est à usage exclusif de la généalogie elle prend le statut de document donc c'est du papier avec son classement boite, chemise, ordre
- Si ta photo est une collection de documents comme nous en prenons tous en vacances, c'est ton classement habituel qui prend le pas et en généalogie tu fais simplement référence au document là où il est donc nous retrouvons le principe de la source qui seule est traitée. Certains te suggèreront, à raison, tel ou tel logiciel de classement de tes photos. En général ces logiciels ne servent en fait qu'à identifier le contenu des clichés donc ne sont que peu utiles en matière d'identification physique DU document.
AUTRES OBJETS
Pour les médailles ou autres documents matériels, il faut non pas considérer le matériel mais le document. Dès lors on voit que le classement boîte, chemise, ordre s'applique encore une fois avec efficacité. Il est clair que nous avons un principe. Il est évident que si c'est la batteuse de l'AAGP tu auras du mal à la ranger dans une chemise.
1 Naissance, Mariage, Décès, Baptème, Sépulture, Testament, Contrat Mariage, Contrat Apprentissage, Vente, Obligations
Méthode utilisée par Christian
Documents informatiques
En ce qui me concerne, voici comment comment je procède pour nommer mes photos d'actes.
ex1: naissance / baptême naissance le 21.03.1752 de Jean Baptiste Palluis = N_jbp17520321.jpg naissance le 21.07.1762 de Jean Baptiste Palluy = N_jbp17620721.jpg
ex2: mariage mariage le 21.03.1752 de Jean Baptiste Palluis et Anne Marie Caire = M_jbp_amc17520321.jpg
ex3: décès / inhumation Décès le 21.03.1752 de Jean Baptiste Palluy = D_jbp17520321.jpg
Documents papier
En ce qui concerne le papier j'ai une méthode encore plus expéditive : Je numérote les feuilles de 1 à n selon leur format, j'ajoute R ou V selon que l'information se trouve au Recto ou au Verso de la feuille. Si je reprends mes exemples plus haut cela donne :
ex1: naissance / baptême naissance le 21.03.1752 de Jean Baptiste Palluis = A5-1275 naissance le 21.07.1762 de Jean Baptiste Palluy = A4-3258V
ex2: mariage mariage le 21.03.1752 de Jean Baptiste Palluis et Anne Marie Caire = A4-4251
ex2: décès / inhumation Décès le 21.03.1752 de Jean Baptiste Palluy = A5-4675.
Pour le format A4 les documents sont rangés par 50 dans des chemises fines, puis par 200 dans des chemises cartonnées d'archives, ces chemises portent le numéro du premier et du dernier document contenu ex:
1-200.
Pour le format A5 les papiers sont classés dans un bac à fiches avec des onglets numérotés de la même manière que les chemises citées plus haut. Dans le logiciel de généalogie j'ai créé un dépôt d'archives que j'ai nommé de mon nom et où je répertorie les numéros des pièces papier.
Conseils de Daniel
personnellement, ma position est la suivante : DÉBUTANTS : NE VOUS SUICIDEZ PAS ! Oui, il faut classer ses documents avec un minimum de rigueur mais le généalogiste moyen n'a pas pour vocation d'être un archiviste, un bibliothécaire qui met en œuvre un système sophistiqué, supérieur à celui des AD ou de la BNF, super ISO, et tout... Donc, je ne suis pas vraiment la voie de François, Christian, Gérard.
Pour moi, un généalogiste a simplement pour devoir d'adopter un classement simple, rustique mais efficace, accessible éventuellement par un tiers et pouvant être mis en oeuvre par la moitié ou les deux-tiers des généalogistes français.
Au risque de recevoir une "volée de bois vert", je conseille donc aux "généalogistes de base" :
A/ - de classer d'abord leurs photos numérisées et d'abandonner progressivement les photocopies pour les remplacer systématiquement par des photos numériques, de classer celles-ci en utilisant leur logiciel de manipulation photos (pour moi, c'est Digikam) en leur donnant une appellation simple. Pour moi :
Année_Initiales-acte_Nom-prénom
donc
1657B_Dupont_Jean
ou
1712CM_Durand_Jean_Martin_Marie.
De construire une arborescence simple sur leur disque dur : - ex : une pour moi, une pour ma femme dans chacune, une pour "l'état-civil", une pour les "évènements" (actes notariés ou autres), et ensuite une sous-arborescence par "siècle".
Cela laisse au maximum pour la majorité d'entre nous cent à deux cents photos par sous-répertoire. Cela semble suffisant. (je me moque des homonymies : c'est à mon logiciel de généalogie de les gérer pas à mon système--> il y aura rarement deux baptêmes de Jean Durand la même année, sinon, je rajouterai un truc) Aujourd'hui, je constate que 80 % de mes documents de référence sont des photos,
B/ Reste le problème des documents physiques :
- actes anciens, etc... leur nombre est forcément plus limité donc je fais un classement par branche d'ancêtres : - c a d : les 4 branches au niveau de mes grands-parents et les quatre idem pour ma femme. Ensuite, une numérotation incrémentale suffit puisqu'on dépassera rarement la cinquantaine pour chaque branche. En utilisant des classeurs avec pochettes transparentes de bonne qualité. Mais pour les quelques originaux très anciens que je possède, j'en fais une reproduction et je les garde à part dans des pochettes papier dans mon coffre-fort de banque. L'essentiel est d'avoir dans chaque classeur une feuille récapitulative tenue à jour. On peut prévoir un double de ce système avec des boîtes pour les objets ayant une épaisseur que l'on garde et qui ne tiennent pas dans des pochettes.
C/ Je classe mes documents photos mais toutes mes transcriptions de texte figurent à la fois dans ma "citation de source" dans GenJ mais aussi dans un fichier txt ou rtf séparé. J'ai donc un répertoire des fichiers textes, sub-divisé comme les répertoires photos.
D/ SAUVER :
1/ J'ai éliminé dans ma démarche la préoccupation des fiches cartons et autres car je considère que 80 % des généalogistes qui arrivent aujourd'hui travaillent sur ordinateur et ne font plus de fiches papier.
2/ Je pense aussi à tous les généalogistes d'aujourd'hui qui ne peuvent pas consacrer un temps énorme car ils travaillent, et à leurs recherches et à leur classement
3/ par contre, je pense qu'avant de discuter classement, il faut discuter SAUVEGARDE !!!! la méthode de sauvegarde doit être encore plus rigoureuse que celle de classement. je propose : - pour le fichier gedcom : une sauvegarde sur clé usb AU MINIMUM une fois par semaine voire plus si vous avez beaucoup travaillé
- pour les documents textes et gedcom : une fois par mois---> disque dur usb externe + répertoire sur le site personnel offert par le fournisseur d'accès ADSL
- photos : une fois par mois : ---> disque dur usb externe et au moins une fois par trimestre, gravure d'un CD ou d'un DVD
LA CLE USB MENSUELLE ET LE CD SONT RANGES AILLEURS QU'AU DOMICILE PRINCIPAL : résidence secondaire, domicile papa/maman, coffre banque pour parer aux risques d'incendie et de cambriolage...
Voilà, ma position très personnelle, un peu outrée volontairement pour faire débat mais en me plaçant vraiment du côté du pecus vulgaris qui risque d'être un peu effrayé par la qualité et la rigueur des méthodes exposées, que j'admire profondément mais que je suis incapable de suivre... =:)
